با توجه به ماده ۳ موافقتنامه مادرید برای ثبت بین المللی علائم تجاری، دفتر بین المللی علائم را که برای آنها تشکیل پرونده داده شده است بلافاصله به ثبت خواهد رساند. ثبت مزبور دارای همان تاریخ تقاضانامه برای ثبت بین المللی در کشور مبدأ خواهد بود، مشروط براین که دفتر بین المللی طی مدت دو ماه پس از این تاریخ تقاضانامه را دریافت کرده باشد.
اگر تقاضانامه در مدت مزیور دریافت نشده باشد، دفتر بین المللی تاریخی را برای ثبت منظور خواهد کرد که در آن تاریخ تقاضانامه را دریافت کرده است.
دفتر بین المللی بدون تأخیر، مراتب ثبت را به اطلاع ادارات ذی نفع خواهد رساند.