این اصطلاح در معاهدات بین المللی مربوط به حقوق مالکیت معنوی از جمله در ماده ۹۳ آیین نامه معاهده همکاری ثبت اختراع که تحت عنوان نگهداری سوابق و پرونده ها است ، مورد استفاده قرار گرفته است.
براساس بند (۱) این ماده، هر اداره دریافت کننده سوابق مربوط به هر اظهارنامه بین المللی یا اظهارنامه به عنوان اظهارنامه بین المللی، از جمله نسخه اصلی را برای حداقل ۱۰ سال از تاریخ تسلیم بین المللی، ا هرگاه هیچ تاریخ تسلیم بین المللی داده نشده باشد، از تاریخ وصول نگاهداری خواهد نمود.
با توجه به بند (۲) ماده فوق، دفتر بین المللی، پرونده از جمله نسخه بایگانی اظهارنامه بین المللی را برای حداق ۳۰ سال از تاریخ دریافت نسخه بایگانی نگاهداری خواهد نمود.
سوابق اصلی دفتر بین المللی، برای مدت نامحدود نگاهداری می شود.
همان طور که در بند (۳) ماده فوق الاشاره آمده است، هر مرجع جستجوی بین المللی و مرجع بررسی مقدماتی بین المللی، پرونده هر اظهارنامه بین المللی را که دریافت میدارد حداقل ۱۰ سال از تاریخ تسلیم بین المللی نگهداری می نماید.
بند ۴ ماده ۹۳ آیین نامه صراحت دارد که سوابق، نسخه ها و پرونده ها را می توان به صورت فیلم، الکترونیک یا سایر روش های تکثیر نگاهداری نمود، مشروط بر این که تکثیر ها به نحوی باشد که تعهدات مربوط به حفظ سوابق، نسخه ها و پرونده ها رعایت شوند.